Cualquiera que sea la razón que motiva la necesidad de mejorar la productividad de un laboratorio, es un proceso de cuatro pasos que comienza con la medición de los resultados del laboratorio y trabaja para reducir cada una de las tres categorías principales de gastos.
Medir la producción del laboratorio
Los laboratorios de servicio, las organizaciones de investigación por contrato o los laboratorios de control de calidad, pueden utilizar la cantidad de pedidos que manejan mensualmente como un buen indicador de la producción. Los laboratorios que brindan diferentes tipos de servicios y cobran a los usuarios por procesar muestras pueden usar los ingresos como un indicador de producción.
El resultado de los laboratorios de investigación y desarrollo (I+D) puede ser más difícil de alcanzar. Sus resultados finales se medirán utilizando indicadores como el número de publicaciones científicas, solicitudes de patentes o lanzamientos de productos.
Independientemente de las métricas utilizadas para medir la actividad de un laboratorio, el personal del laboratorio necesitará una forma de administrar los datos que producen. Ya sea un sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS) o en un sistema de hojas de cálculo.
Una vez que los datos de producción del laboratorio están disponibles, deben mostrarse de forma gráfica a las partes interesadas correspondientes, especialmente a la alta dirección. También deben compartirse con el equipo y debatirse periódicamente en las reuniones del personal.
Optimizar el uso de las instalaciones
El espacio de laboratorio es caro y, a menudo, demasiado limitado. La adquisición de equipos importantes requiere inversiones importantes, incluidos costosos contratos de mantenimiento que son gastos fijos incurridos independientemente de la producción del laboratorio.
Los costos de infraestructura se encuentran entre los gastos más importantes de un laboratorio, y una gestión deficiente de las instalaciones puede limitar la producción y crear costos ocultos. Maximizar el uso de las instalaciones existentes debería ser una preocupación constante, ya que es mucho más fácil usar el espacio de laboratorio existente de manera más eficiente que mudarse a un nuevo laboratorio.
Aferrarse a equipos y suministros no utilizados también crea costos ocultos. Si bien puede parecer más barato conservar un equipo porque puede ser útil en algún momento en el futuro, un equipo no utilizado ocupa un espacio que podría destinarse a un uso más productivo. También es probable que el equipo no utilizado genere costos de mantenimiento. Desechar el equipo que ya no refleja las necesidades del laboratorio es la forma más sensata de proceder.
Optimizar el inventario
La mayoría de los laboratorios gestionan un inventario de materiales y suministros que pueden incluir miles de artículos. La mala gestión de este inventario puede socavar la productividad de diferentes formas.
Poner en marcha un sólido sistema de gestión de inventario que permite a todos los miembros del laboratorio saber qué hay disponible en el inventario evita la duplicación de pedidos. Todos los miembros del laboratorio deben poder buscar en el inventario para evitar pedidos innecesarios.
Cada suministro debe tener una política de pedidos. Los suministros especializados con un alto precio y una vida útil corta deben solicitarse según sea necesario. Los suministros de productos básicos utilizados en muchos protocolos deben tener un punto de pedido (cantidad que desencadena una decisión de compra) calculado en función de la tasa de uso estándar y una estimación conservadora del proceso de cumplimiento del pedido. El objetivo es garantizar que el laboratorio nunca se quede sin suministros clave sin asumir el costo de un inventario excesivo.
Usar un sistema de información
Como cualquier negocio, los laboratorios operan en un entorno competitivo en el que se espera que hagan más con menos. Cualquier operador de laboratorio debe estar motivado para mejorar la productividad porque, en algún momento, los ejecutivos o accionistas pueden cuestionar el retorno de la inversión de operar su laboratorio y comparar esta opción con la subcontratación.
Muchos laboratorios carecen de los sistemas de información que necesitan para medir su productividad y mejorarla. Medir la producción de un laboratorio u optimizar la gestión de inventario requiere datos con los que no cuentan. Cada vez más, los gerentes son administradores de datos capturados en el software LIMS. En los últimos años, se han desarrollado muchas nuevas soluciones LIMS basadas en la web para satisfacer las necesidades de laboratorios de todos los tamaños. Estas opciones modernas brindan características y datos que los laboratorios pueden usar para medir su producción, optimizar el uso de sus instalaciones y optimizar su inventario.
Referencias:
- Baker, M., 1,500 scientists lift the lid on reproducibility. Nature, 2016. 533(7604): p. 452-4.
- Freedman, L.P., I.M. Cockburn, and T.S. Simcoe, The economics of reproducibility in preclinical research. PLoS Biology, 2015. 13(6): p. e1002165.